Actieplan

Werksessie

Doel

In de afgelopen drie bijeenkomsten hebben we kennis gedeeld over discriminatie, institutionele discriminatie en discriminatie in de publieke dienstverlening. We zijn ook aan de slag gegaan met een kritische analyse van onze werkpraktijken om risico’s op discriminatie te identificeren. In deze bijeenkomst komt al deze kennis en informatie samen en komen we gezamenlijk tot een actieplan voor concrete verandering.

Opbouw

We beginnen de bijeenkomst met een reflectie op het proces en presentaties van de onderzoeksresultaten. Vervolgens verdiepen we ons in de opbouw van een actieplan. Deze kennis brengen we meteen in de praktijk door – aan de hand van onze onderzoeksresultaten – zelf een actieplan op te stellen. Dit actieplan moet ons helpen om mogelijke (risico’s op) discriminatie in de toekomst te voorkomen.

Uitkomst

Aan het eind van deze bijeenkomst kunnen we:

  • Een actieplan opstellen waarin doelen zijn vastgesteld die zoveel mogelijk SMART geformuleerd zijn, gericht op het veranderen van de werkpraktijken om het risico op (institutionele) discriminatie te minimaliseren.
  • Een onderzoeksrapport opstellen waarin de onderzoeksvragen, gebruikte bronnen, gevonden risico’s op discriminatie en het actieplan zijn verwerkt.

Checklist vooraf

Voorafgaand aan deze bijeenkomst al meer weten?

Wil je meer weten over hoe onderzoek ingezet kan worden om een organisatie te veranderen? Lees dan de oratie Participeren en reflexief leren. Actieonderzoek over gelijkheid, diversiteit en inclusie (externe website) van hoogleraar Inge Bleijenbergh.

Wil je meer weten over wat organisaties kunnen doen tegen institutioneel racisme? Lees dan de handleiding Handreiking voor gemeenten. Institutioneel racisme effectief aanpakken (externe website) van Kennisplatform Inclusief Samenleven.

Wil je meer weten over hoe je interventies tegen discriminatie kunt inzetten in jouw organisatie? Lees dan het artikel Antidiscriminatie-interventies implementeren in je organisatie. Hoe doe je dat? (externe website) van Kennisplatform Inclusief Samenleven.

Wil je meer weten over hoe je het gesprek kan aangaan over racisme, discriminatie, diversiteit en inclusie? Luister dan de podcast-serie Niet zo zwart-wit (externe website), waarin Nathan de Vries op zoek gaat naar de nuance en twijfel in het debat rondom discriminatie.

Wil je meer weten over hoe je binnen je organisatie of afdeling draagvlak kan creëren voor verandering (op het gebied van discriminatie, diversiteit en inclusie)? Kijk dan het seminar Het moet wel werken. Zo creëer je draagvlak voor D&I (externe website) van de Universiteit Utrecht, Stichting Nederlandse Inclusiviteitsmonitor en SER Diversiteit in Bedrijf.

Startopdracht

In de afgelopen weken hebben we kritisch onderzoek gedaan naar onze eigen werkprocessen en praktijken. Voordat we de diepte induiken en op basis hiervan een actieplan opstellen, is het behulpzaam om eerst uit te zoomen op het gehele proces.

Opdracht 1

Reflecteer op het proces

Blik gezamenlijk terug op het proces van het doorlopen van de Discriminatietoets.

  • Waarom zijn we de Discriminatietoets gaan doen?
  • Hoe vond je het om dit onderzoeksproces te doorlopen?
  • Heb je weerstand ervaren (buiten het team of misschien bij jezelf)?

De geschatte tijd voor deze opdracht is 10 minuten.

Actieplan

De verschillende risico’s op discriminatie zijn inmiddels door ons besproken en in kaart gebracht. In deze laatste stap vertalen we deze inzichten naar gerichte acties en formuleren we een actieplan. Het doel is om risico’s op discriminatie niet alleen te herkennen, maar ook daadwerkelijk aan te pakken.

Hoe dit actieplan er precies uit moet komen te zien en welke acties daarvoor nodig zijn, zal per werksituatie en organisatie of afdeling verschillen. Toch zijn er een aantal gemeenschappelijke kaders die kunnen helpen om tot een werkbaar actieplan te komen.

Met behulp van twee tabellen werken we stap voor stap toe naar een concreet actieplan. Deze aanpak helpt om acties scherp te formuleren en verantwoordelijkheden duidelijk te verdelen.

  1. De eerste tabel gebruiken we om per risico op discriminatie een overzicht te maken van de acties die nodig zijn, inclusief aandachtspunten en randvoorwaarden.
  2. De tweede tabel gebruiken we om verantwoordelijkheden en rollen per actie te verdelen.

Hieronder worden beide tabellen verder toegelicht.

Tabel 1: Overzichtstabel actieplan

We starten met het invullen van een overzichtstabel waarin de volgende onderdelen benoemd worden:

  • Risico op discriminatie
  • Maatregelen en doelen
  • Betrekken
  • Belemmerende factoren
  • Monitoren en evalueren

Deze tabel zorgt ervoor dat we per risico nadenken over haalbare en concrete oplossingen, inclusief de randvoorwaarden die nodig zijn om die oplossingen te laten slagen.

Opdracht 2

Overzichtstabel maken

In deze opdracht werken we per risico uit wat er moet gebeuren om het risico weg te nemen of te verkleinen, en wie daarbij betrokken moet worden. Dit doen we aan de hand van vijf stappen. Download de overzichtstabel (ingevuld en leeg) te downloaden en in te vullen.

Stap 1: Het risico beschrijven

Welk risico op discriminatie is uit de Discriminatietoets gekomen? Vul een aparte overzichtstabel in voor elk risico op discriminatie waarvoor er een actieplan opgesteld gaat worden.

Beschrijf eerst kort en concreet het risico op discriminatie dat uit onze analyse naar voren is gekomen. Enkele vragen die hierbij kunnen helpen zijn:

  • Op welk moment of in welk proces ontstaat dit risico op discriminatie?
  • Is het risico direct (expliciet onderscheid) of indirect (effect van neutrale regels)?
  • Voor wie heeft het risico de grootste impact (bijvoorbeeld bepaalde groepen burgers)?

Voorbeelden

“Externe stakeholders en experts worden onvoldoende betrokken bij het opstellen en/of evalueren van beleid, waardoor relevante kennis over verschillende doelgroepen in de samenleving gemist wordt. Dit leidt tot risico’s op discriminatie in beleid, bijvoorbeeld door stereotypering of door ogenschijnlijk neutraal beleid wat mensen ongelijk raakt.”

“Er is geen duidelijke richtlijn om verzoeken van burgers voor bijzondere bijstand goed te keuren, waardoor verschillende medewerkers dezelfde casus anders kunnen beoordelen. Dit leidt tot risico’s op discriminatie van burgers.”

Stap 2: De maatregelen en doelen beschrijven

Wat moet er gebeuren om het hierboven omschreven risico op discriminatie aan te pakken?

Beschrijf welke concrete maatregelen genomen moeten worden en welke doelen we daarmee willen bereiken. Denk daarbij breed aan zowel inhoudelijke maatregelen als procesmatige maatregelen. Laat je hierbij inspireren door de toolbox van de Discriminatietoets, met praktische hulpmiddelen zoals checklists en concrete trainingen die als maatregel kunnen worden ingezet. Deze kunnen helpen bij het bedenken en concretiseren van passende maatregelen en doelen.

  • Inhoudelijke maatregelen richten zich op de concrete inhoud van regels, beleid of de dienstverlening zelf. Voorbeelden hiervan zijn het opstellen van een duidelijke en juridisch houdbare toetslijst voor de goedkeuring van verzoeken om bijzondere bijstand, of het aanpassen van criteria die gebruikt worden voor risicoprofielen.
  • Procesmatige maatregelen richten zich op de manier waarop gewerkt wordt, de interacties en de procedures binnen de organisatie. Denk hierbij aan het aanbieden van trainingen over discriminatiebewustzijn, het herzien van werkprocessen om transparantie te vergroten, of het creëren van structurele reflectiemomenten.

Enkele vragen die hierbij kunnen helpen zijn:

  • Wat moet er veranderen?
  • Welke stappen zijn nodig om die verandering voor elkaar te krijgen?
  • Welke werkwijze of welk instrument kan daarbij helpen (bijv. trainingen, evaluaties, werkprocessen herschrijven)?

Zorg ervoor dat de inzet van de maatregelen en de doelen die hiermee bereikt moeten worden zo helder mogelijk zijn beschreven. Hierbij kan de SMART methode helpen:

  • Specifiek: wat precies?
  • Meetbaar: hoe weten we of het gelukt is?
  • Acceptabel: wordt het gedragen binnen de organisatie?
  • Realistisch: kan het binnen de middelen en tijd?
  • Tijdsgebonden: binnen welke termijn?

Voorbeelden

Maatregel:

Binnen zes maanden is er een duidelijke en juridisch houdbare toetslijst opgesteld

Doel:

Medewerkers kunnen hiermee beslissingen over verzoeken voor bijzondere bijstand transparant en onderbouwd nemen, zodat het risico op ongelijke behandeling wordt verkleind.

Maatregel:

Binnen vier maanden wordt een intern intervisietraject opgezet waarbij medewerkers met vergelijkbare casuïstiek wekelijks dilemma’s en twijfelgevallen bespreken.

Doel:

We versterken reflectie en collegiale toetsing binnen de organisatie, zodat medewerkers bewuster worden van impliciete aannames in hun eigen beslissingen en structurele blinde vlekken in de uitvoering tijdig gesignaleerd worden.

Stap 3: Betrokkenen benoemen

Benoem wie er bij de uitvoering van de maatregelen betrokken moet worden. Denk hierbij niet alleen aan de mensen die direct verantwoordelijk zijn, maar ook aan ondersteunende afdelingen en externe stakeholders.

Enkele vragen die hierbij kunnen helpen zijn:

  • Wie heeft inhoudelijke kennis die nodig is?
  • Wie gaat geraakt worden door de maatregel (en moet dus betrokken worden)?
  • Welke afdelingen kunnen ondersteuning bieden?

Voorbeelden

“HR (voor training en scholing), juridisch team (voor toetsing van nieuwe richtlijnen), afdeling communicatie (voor duidelijke interne en externe communicatie).”

“Vertegenwoordigers van burgers/cliëntenraden (voor feedback over gebruiksvriendelijkheid van nieuwe procedures).”

Stap 4: Belemmerende factoren beschrijven

Wat kan het lastig maken om deze maatregelen te realiseren? Identificeer mogelijke obstakels die het behalen van het doel kunnen bemoeilijken, en denk alvast na over manieren om deze obstakels aan te pakken.

Enkele vragen die hierbij kunnen helpen zijn:

  • Zijn er organisatorische obstakels (zoals tijdsdruk, gebrek aan middelen)?
  • Is er mogelijk inhoudelijke weerstand (bijvoorbeeld ‘wij doen het altijd zo’)?
  • Zijn er externe factoren die verandering lastig maken (bijvoorbeeld wetgeving)?

Voorbeelden

“Belemmering: Gebrek aan tijd bij medewerkers om extra training te volgen.

Oplossing: Training integreren in reguliere teamvergaderingen.”

“Belemmering: Onzekerheid over juridische grenzen bij het herzien van risicoprofielen.

Oplossing: Juridisch team betrekken vanaf het begin en een quickscan laten uitvoeren.”

Stap 5: Monitoren en evalueren

Beschrijf op welke manier de voortgang van de maatregelen gemonitord gaat worden. Bedenk ook op welke manier de implementatie van de maatregelen geëvalueerd gaat worden, om te zien of ze het gewenste effect hebben. Na implementatie kunnen we de effecten van maatregelen onderzoeken door bijvoorbeeld informatie op te halen bij medewerkers of mensen die geraakt worden door het beleid. Dit kan via vragenlijsten, interviews of teamgesprekken. Kies een aanpak die past bij de aard van de maatregel en bij de beschikbare tijd en middelen.

Voorbeelden

“Er wordt een steekproefsgewijs onderzoek opgezet om burgers te vragen naar hun ervaringen bij het aanvragen van bijzondere bijstand.”

“Er wordt maandelijks een overleg ingepland met het team om de status van de maatregelen te bespreken.”

De geschatte tijd voor het maken van een overzichtstabel is 1 uur.

Tabel 2: Uitvoeringstabel actieplan

Zodra de overzichtstabel is ingevuld, werken we verder aan een uitvoeringstabel. Hierin benoemen we per actie de benodigde subtaken en geven we aan wie welke rol vervult. Dit gaat over de betrokkenen die in de overzichtstabel zijn genoemd, maar ook leden van het kernteam van de Discriminatietoets kunnen hier concrete rollen toegewezen krijgen. We gebruiken hiervoor een methode die helpt om verantwoordelijkheden helder te verdelen en het overzicht te behouden. In de tabel geven we met de letters U, V en B aan wat de rol van een persoon is:

  • Uitvoeren (U): Wie voert de taak daadwerkelijk uit?
  • Verantwoordelijk (V): Wie is eindverantwoordelijk en moet zorgen dat het resultaat er komt?
  • Betrekken (B): Wie moet betrokken worden, bijvoorbeeld voor advies of feedback?

Deze methode helpt om te signaleren of de verdeling werkbaar is. Als in één kolom opvallend veel U’s (Uitvoeren) of V’s (Verantwoordelijk) staan, kan dat wijzen op overbelasting van die persoon of afdeling. Dit geeft de kans om daar direct op te sturen: moet het werk beter verdeeld worden? Moet iemand meer ondersteuning krijgen? Zo draagt de U–V–B-indeling bij een aan realistische en haalbare uitvoering van het actieplan.

Bovendien maakt de U–V–B-verdeling zichtbaar wie waar invloed op heeft, wat het makkelijker maakt om draagvlak te creëren, beslissingen te nemen en knelpunten tijdig te signaleren.

Opdracht 3

Uitvoeringstabel maken

In deze opdracht werken we uit wie welke taak uitvoert, wie verantwoordelijk is en wie betrokken moet worden. Dit doen we aan de hand van een U-V-B-tabel. Deze tabel helpt om taken helder te verdelen en overzicht te houden.

Download de uitvoeringstabel (ingevuld en leeg), of houd de uitgeprinte versie bij de hand.

Stap 1: Subtaken benoemen

Bedenk welke concrete sub-taken nodig zijn om de maatregel uit te voeren. Denk daarbij niet alleen aan het uitvoeren van de maatregel zelf, maar ook aan:

  • de aanpak van belemmerende factoren
  • het betrekken van (externe) stakeholders
  • het monitoren en evalueren van voortgang en effect

Stap 2: Rollen toewijzen

Bedenk wie onderdeel moet zijn van de acties die ondernomen moeten worden en vul dit in de kolommen van de tabel.

Geef dan per subtaak aan wie:

  • U (Uitvoert) – wie voert het uit?
  • V (Verantwoordelijk is) – wie is eindverantwoordelijk voor het resultaat?
  • B (Betrokken moet worden) – wie moet worden geraadpleegd, geïnformeerd of advies geven?

Stap 3: Controleer op samenhang en uitvoerbaarheid

Bekijk het totaalbeeld en let erop dat verdeling realistisch en praktisch is.

  • Sluiten de taken en rollen goed op elkaar aan?
  • Zijn er mensen met te veel taken? Signaleer waar mogelijk overbelasting ontstaat of waar extra afstemming nodig is.
  • Bespreek waar nodig hoe het plan werkbaar en haalbaar gemaakt kan worden.

De geschatte tijd voor het maken van een uitvoeringstabel is 1 uur.

Vervolg actieplan

Het is mogelijk dat het tijdens deze bijeenkomst niet helemaal lukt om beide tabellen in te vullen. Misschien wordt gedurende het proces ook helder dat er onderzoek gedaan moet worden naar mogelijke oplossingen. Mocht dit het geval zijn, maak dan concrete afspraken over wie wanneer verder werkt aan het actieplan.

Naast deze twee tabellen is het ook waardevol om een tijdspad op te stellen. Een goede planning maakt niet alleen zichtbaar wie welke stap moet zetten, maar ook hoeveel tijd dat kost en wanneer de stappen gezet moeten worden. Een tijdspad vraagt vaak om afstemming met leidinggevenden, planners of andere afdelingen. Omdat dit niet altijd haalbaar is binnen de tijd van deze sessie, kan het uitwerken van het tijdspad prima als vervolgstap worden meegenomen. Noteer hierbij concreet wie het oppakt, en wanneer het tijdspad wordt uitgewerkt en besproken. Dit vergroot de kans dat het actieplan ook daadwerkelijk wordt uitgevoerd.

Overweeg daarnaast ook het opstellen van een intern communicatieplan. Daarmee wordt geborgd dat medewerkers weten wat het actieplan inhoudt, waarom het belangrijk is, en welke rol zij daarin spelen. Dit helpt om draagvlak te creëren en de uitvoering te ondersteunen. Afhankelijk van de context kan het ook zinvol zijn een extern communicatieplan op te stellen, bijvoorbeeld om te kunnen reageren op vragen van buitenaf. Goede externe communicatie, inclusief een heldere woordvoeringslijn, helpt te voorkomen dat de indruk ontstaat dat het actieplan een reactie is op incidenten of aantijgingen. In plaats daarvan kan helder worden gemaakt dat het gaat om een preventieve en proactieve aanpak om risico’s op discriminatie vroegtijdig te signaleren en aan te pakken.

Opdracht 4

Eindrapport opstellen en borgen

Na afloop van deze werksessie stelt het team een onderzoeksrapport op. Dit gebeurt niet tijdens de sessie zelf, maar wordt uitgewerkt als een take-home action. In dit rapport worden de inzichten uit de verschillende werksessies samengebracht. Veel van de benodigde onderdelen zijn al uitgewerkt tijdens de sessies. Het gaat dus vooral om het verzamelen en bundelen van de bestaande inzichten tot één samenhangend geheel.

Gebruik deze opdracht om gezamenlijk af te spreken wie dit oppakt, hoe de taken worden verdeeld en wanneer het onderzoeksrapport klaar moet zijn. Maak deze afspraken zo concreet mogelijk, zodat het rapport ook daadwerkelijk wordt afgerond en gedeeld.

Het rapport bevat in ieder geval de volgende onderdelen:

  • Het onderzoeksplan uit werksessie 1, met daarin de onderzoeksvragen en de gebruikte bronnen en methoden;
  • De resultaten van het uitgevoerde onderzoek uit werksessie 2, met daarin de geïdentificeerde risico’s op discriminatie;
  • Het actieplan zoals uitgewerkt in deze sessie.

Dit onderzoeksrapport vormt de basis voor het delen van bevindingen met het management en andere relevante afdelingen, en voor het borgen van vervolgstappen. Maak daarom concrete afspraken over wie het rapport opstelt, wanneer het klaar is, en hoe het verder wordt gedeeld en besproken.

Borging en communicatie

Het is belangrijk dat het onderzoeksrapport niet op de plank blijft liggen. Bespreek daarom ter afsluiting ook:

  • Hoe en wanneer het onderzoeksrapport wordt gedeeld met het management en andere relevante afdelingen.
  • Op welke manier het team op de hoogte wordt gebracht van de gemaakte keuzes, maatregelen en voortgang. Dit kan bijvoorbeeld tijdens een teamoverleg, via een samenvatting in een nieuwsbrief of in een aparte presentatie.
  • Hoe de voortgang structureel wordt teruggekoppeld aan het team en management, bijvoorbeeld via periodieke updates of een vast agendapunt in overleggen.
  • Of het onderzoeksrapport formeel wordt vastgesteld of geborgd, bijvoorbeeld in beleidscycli, kwaliteitsdocumenten of jaarplannen.

De geschatte tijd voor deze opdracht is 30 minuten.

Checklist ter afsluiting

Bronnen

  1. Misschien is er tijdens de vorige bijeenkomst geconcludeerd dat er voor een aantal zaken aanvullend onderzoek nodig is. Ook dat kan opgenomen worden in het actieplan.

  2. De onderstaande stappen zijn een leidraad. Het team heeft de vrijheid om hiervan af te wijken en op een eigen, passende manier aan een actieplan te werken.